Umowa najmu lokalu mieszkalnego oraz różnice w wynajmie firmie i osobie prywatnej
• Data: 2025-01-24 • Autor: Urszula Trojanowska-Woźniak
Zwracam się do Państwa z prośbą o poradę prawną dotyczącą długoterminowego wynajmu lokalu mieszkalnego. Obecnie jestem na etapie przygotowania umowy najmu jako wynajmująca i przesyłam Państwu w załączeniu projekt tej umowy do wglądu. Będę wdzięczna za przeanalizowanie treści umowy oraz ewentualne sugestie dotyczące zmian lub dodatkowych zapisów, które warto w niej uwzględnić, aby jak najlepiej zabezpieczyć swoje interesy biznesowe. Zależy mi szczególnie na odpowiednim zabezpieczeniu płatności, dlatego proszę o wskazanie zapisów lub paragrafów, które mogłyby skutecznie chronić moje prawa jako wynajmującego, np. w kwestii opóźnień w płatnościach, kaucji czy konsekwencji niewywiązania się z umowy przez najemcę. (nie interesuje mnie formuła najmu okazjonalnego) Dodatkowo, mam pytania dotyczące różnic w wynajmie lokalu mieszkalnego jako osoba fizyczna, w zależności od tego, czy wynajmuję go firmie, czy osobie prywatnej:
1. Jakie są różnice prawne oraz podatkowe pomiędzy wynajmem lokalu firmie a osobie fizycznej?
2. Jako osoba fizyczna rozliczam się z wynajmu ryczałtem i nie prowadzę działalności gospodarczej związanej z wynajmem mieszkań. Nie posiadam kasy fiskalnej, ale chciałbym dowiedzieć się, czy w przypadku wynajmu firmie mam możliwość wystawienia jej rachunku, aby mogła odliczyć podatek? Jeśli tak, to jak powinien taki rachunek wyglądać?
3. Jakie są obecnie wymogi w zakresie rozliczeń podatkowych i formalności związanych z wynajmem lokalu firmie przez osobę fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej?
Zależy mi na zawarciu w umowie zapisu o minimalnym okresie wynajmu wynoszącym co najmniej 3 miesiące oraz miesięcznym okresie wypowiedzenia. Będę wdzięczna za uwzględnienie tego aspektu podczas przeglądu umowy.
.jpg)
Rachunek za wynajem prywatny
Odpowiadając na Pani pytanie, osoba nieprowadząca działalności ma prawo wystawić rachunek za wynajem lokalu, który jest najmem prywatnym. Jeśli wystawiony rachunek będzie zawierać niezbędne dane, a wydatek będzie miał związek z prowadzoną działalnością, może stanowić koszt uzyskania przychodu.
Możliwość wystawienia rachunku przez osobę prywatną wynika z art. 87 § 1 Ordynacji podatkowej: „Jeżeli z odrębnych przepisów nie wynika obowiązek wystawienia faktury, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą są obowiązani, na żądanie kupującego lub usługobiorcy, wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi”.
W § 1 określono, że rachunki mogą wystawiać podatnicy prowadzący działalność gospodarczą, w tej sytuacji natomiast ma miejsce wynajem od osoby fizycznej nieprowadzącej działalności zarejestrowanej w CEIDG. Jest to bowiem najem prywatny.
Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z dnia 25.04.2014 r. (nr sygn. akt ITPB1/415-82/14/AK), wyjaśnił że Ordynacja podatkowa definiuje działalność gospodarczą jako każdą działalność zarobkową w rozumieniu przepisów o swobodzie działalności gospodarczej, w tym wykonywanie wolnego zawodu, a także każdą inną działalność zarobkową wykonywaną we własnym imieniu i na własny lub cudzy rachunek, nawet gdy inne ustawy nie zaliczają tej działalności do działalności gospodarczej lub osoby wykonującej taką działalność – do przedsiębiorców. Co za tym idzie – rachunek za wynajem lokalu od osoby prywatnej jest dokumentem, który może funkcjonować w obrocie prawnym.
Dane na rachunku
Na rachunku powinny znaleźć się następujące dane:
- imiona i nazwiska (nazwa bądź firma) oraz adresy sprzedawcy i kupującego bądź wykonawcy i odbiorcy usługi,
- NIP nabywcy,
- data wystawienia i kolejny numer rachunku,
- określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonywanych usług oraz ich ceny jednostkowe,
- ogólna suma należności wyrażona liczbowo i słownie.
Tak wystawiony rachunek może być podstawą do ujęcia wydatku w kosztach firmowych.
Dla Pani jako wynajmującej nie ma żadnych różnic, jeżeli chodzi o najem osobie fizyczne czy firmie. Może jedna jest taka, że łatwiej jest dochodzić zapłaty zaległego czynszu od firmy. Jeżeli chodzi o obowiązek podatkowy, to niezależnie od tego, czy wynajmuje Pani firmie, czy osobie fizycznej, to i tak taka umowa podlega zgłoszeniu do US.
Przykłady
Przykład 1
Pan Marek, właściciel mieszkania, wynajmuje je prywatnie osobie prowadzącej małą firmę graficzną. Na żądanie najemcy pan Marek wystawia rachunek za wynajem, który zawiera wszystkie wymagane dane: imiona i nazwiska, adresy stron, numer rachunku, datę oraz kwotę należności. Najemca wprowadza ten wydatek do kosztów prowadzonej działalności gospodarczej.
Przykład 2
Pani Katarzyna wynajmuje swoją kawalerkę studentce, która potrzebuje rachunku, aby ubiegać się o stypendium socjalne. Pani Katarzyna, jako osoba nieprowadząca działalności gospodarczej, wystawia rachunek, wpisując na nim swoje dane osobowe, kwotę czynszu i datę wystawienia. Studentka z powodzeniem wykorzystuje rachunek jako załącznik do wniosku.
Przykład 3
Pan Jan wynajmuje dom rodzinie, która prowadzi małą działalność usługową i planuje część wynajmowanego lokalu wykorzystać jako biuro. Pan Jan wystawia rachunek za wynajem zgodnie z obowiązującymi przepisami, a najemca uznaje ten rachunek jako podstawę do wprowadzenia kosztu do księgi przychodów i rozchodów.
Podsumowanie
Podsumowując, osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej ma prawo wystawić rachunek za wynajem lokalu w ramach najmu prywatnego. Taki rachunek, zawierający wymagane dane, może być uznany za dokument księgowy i stanowić podstawę do zaliczenia wydatku w koszty firmowe najemcy, jeśli wynajem ma związek z jego działalnością gospodarczą. Ważne jest również zgłoszenie umowy najmu do urzędu skarbowego.
Oferta porad prawnych
Oferujemy profesjonalne porady prawne dotyczące najmu prywatnego, w tym zasad wystawiania rachunków i rozliczeń podatkowych. Pomagamy również w sporządzaniu umów najmu oraz ich zgłoszeniu do urzędu skarbowego, zapewniając zgodność z obowiązującymi przepisami.
Źródła:
Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa - Dz.U. 1997 nr 137 poz. 926
Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.
Zapytaj prawnika - porady prawne online
.jpg "Czy zapis o zakazie konkurencji w umowie-zleceniu jest zgodny z prawem?")
.jpg "Automatyczne przedłużenie umowy z wirtualnym biurem, czy muszę zapłacić abonament za kolejny rok?")